TRIBUNSUMSEL.COM- Ayo persiapkan diri Anda berlatih soal-soal seleksi kompetensi bidang (SKB) PPPK 2024 menggunakan contoh dalam artikel ini.

Dalam artikel ini, tersaji latihan soal PPPK 2024 formasi Administrasi Perkantoran.

Berikut latihan soal PPPK 2024 formasi Administrasi Perkantoran, lengkap dengan jawaban dan pembahasannya.

SOAL 1

Sebuah perusahaan memiliki banyak dokumen penting yang harus diarsipkan dengan rapi agar mudah ditemukan. Metode pengarsipan apa yang paling tepat untuk dokumen yang akan diakses secara periodik dan harus disimpan dalam waktu yang lama? 

A. Pengarsipan horizontal 
B. Pengarsipan vertical 
C. Pengarsipan digital* 
D. Pengarsipan abjad 
E. Pengarsipan kronologis

Pembahasan: Pengarsipan digital adalah metode yang paling tepat untuk dokumen yang harus disimpan dalam waktu lama dan diakses secara berkala. Pengarsipan digital memungkinkan penyimpanan yang lebih aman, mudah dicari, dan tidak memerlukan banyak ruang fisik. Metode lain seperti horizontal, vertikal, abjad, dan kronologis lebih cocok untuk dokumen fisik dan jangka pendek.

SOAL 2

Dalam proses pengelolaan surat masuk di kantor, apa langkah pertama yang harus dilakukan oleh petugas administrasi? 

A. Menyusun surat berdasarkan tanggal penerimaan 
B. Mencatat surat di buku agenda surat masuk* 
C. Mendistribusikan surat ke bagian terkait 
D. Memeriksa dan menandatangani surat 
E. Menyortir surat berdasarkan jenisnya

Pembahasan: Langkah pertama dalam pengelolaan surat masuk adalah mencatatnya di buku agenda surat masuk. Ini penting untuk memastikan bahwa setiap surat yang diterima didokumentasikan dan bisa ditelusuri. Setelah pencatatan, surat dapat disortir dan didistribusikan sesuai dengan kebutuhan.

SOAL 3

Seorang staf administrasi perkantoran memiliki beberapa tugas yang harus diselesaikan dalam satu hari, termasuk menjawab telepon, membuat laporan, dan menghadiri rapat. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengelola waktu dengan efektif? 

A. Menyelesaikan tugas yang paling mudah terlebih dahulu 
B. Membuat daftar prioritas dan mengerjakan tugas yang paling penting* 
C. Menyelesaikan tugas berdasarkan urutan penerimaan 
D. Menghadiri rapat dan menyelesaikan tugas lainnya nanti 
E. Menyerahkan beberapa tugas kepada rekan kerja

Pembahasan: Manajemen waktu yang efektif melibatkan pembuatan daftar prioritas. Dengan demikian, staf administrasi dapat menyelesaikan tugas yang paling penting terlebih dahulu, memastikan bahwa hal-hal yang mendesak atau signifikan diselesaikan sebelum mengerjakan tugas yang kurang penting.

SOAL 4

Dalam menyusun agenda rapat, seorang staf administrasi perlu mencantumkan beberapa hal penting. Berikut ini adalah unsur yang harus ada dalam agenda rapat, kecuali: 

A. Waktu dan tempat rapat 
B. Daftar peserta rapat 
C. Anggaran belanja Perusahaan* 
D. Topik yang akan dibahas 
E. Tujuan rapat

Pembahasan: Agenda rapat harus mencakup waktu, tempat, peserta, topik yang dibahas, dan tujuan rapat. Namun, anggaran belanja perusahaan tidak selalu diperlukan dalam agenda rapat, kecuali rapat tersebut secara khusus membahas topik anggaran.

SOAL 5

Seorang staf administrasi sering menggunakan mesin fotokopi untuk menggandakan dokumen. Namun, mesin fotokopi tersebut sering mengalami gangguan. Apa tindakan yang paling tepat dilakukan untuk mengatasi masalah ini? 

A. Menggandakan dokumen dengan mesin lain 
B. Mematikan dan menyalakan kembali mesin fotokopi 
C. Membiarkan mesin sampai ada yang memperbaikinya 
D. Melaporkan gangguan kepada teknisi atau pihak yang bertanggung jawab* 
E. Mencoba memperbaiki mesin sendiri

Pembahasan: Ketika alat kantor seperti mesin fotokopi mengalami gangguan, langkah yang tepat adalah melaporkannya kepada teknisi atau pihak yang berwenang untuk memperbaiki. Memperbaiki sendiri tanpa pengetahuan yang cukup dapat menyebabkan kerusakan lebih parah.

SOAL 6

Seorang staf administrasi diminta untuk menjadwalkan rapat penting dengan beberapa pemangku kepentingan. Namun, jadwal semua peserta sangat padat dan sulit menemukan waktu yang sesuai untuk semua orang. Apa yang sebaiknya dilakukan staf administrasi? 

A. Menentukan jadwal rapat dan memberitahu semua peserta untuk menyesuaikan 
B. Meminta peserta yang tidak bisa hadir untuk mengirim perwakilan 
C. Mengirim survei jadwal kepada semua peserta dan menentukan waktu yang paling memungkinkan* 
D. Menjadwalkan rapat di luar jam kerja untuk memastikan semua orang bisa hadir 
E. Membatalkan rapat dan menyarankan diskusi melalui email

Pembahasan: Dalam situasi ini, langkah terbaik adalah mengirim survei jadwal untuk melihat waktu yang paling memungkinkan untuk semua peserta. Ini adalah pendekatan yang paling fleksibel dan menghargai waktu semua pihak. Meminta peserta menyesuaikan (opsi a) atau mengirim perwakilan (opsi b) mungkin kurang efisien, dan menjadwalkan di luar jam kerja (opsi d) bisa mengganggu keseimbangan kerja-kehidupan. Membatalkan rapat (opsi e) bisa menghambat proses pengambilan keputusan.

SOAL 7

Sebuah perusahaan memiliki banyak dokumen yang perlu diarsipkan. Metode pengarsipan apa yang paling efisien untuk dokumen yang sering diakses? 

A. Pengarsipan berdasarkan kategori* 
B. Pengarsipan berdasarkan abjad 
C. Pengarsipan berdasarkan tanggal 
D. Pengarsipan berdasarkan ukuran dokumen 
E. Pengarsipan berdasarkan warna kertas

Pembahasan: Pengarsipan berdasarkan kategori adalah metode paling efisien untuk dokumen yang sering diakses, karena memudahkan pencarian dan akses dokumen berdasarkan topik atau jenis. Pengarsipan abjad (opsi b) bisa berguna untuk dokumen tertentu, tetapi tidak semua dokumen bisa diatur dengan cara ini. Pengarsipan berdasarkan tanggal (opsi c) lebih cocok untuk dokumen yang perlu ditelusuri waktu. Metode ukuran (opsi d) dan warna (opsi e) tidak relevan untuk pengarsipan yany efisien

SOAL 8

Seorang staf administrasi senior diminta untuk memimpin tim baru dalam menyelesaikan proyek pengarsipan besar. Beberapa anggota tim merasa kesulitan memahami tugas mereka dan menjadi kurang produktif. Apa yang sebaiknya dilakukan oleh staf administrasi senior untuk meningkatkan kinerja tim? 

A. Memberikan pengarahan ulang secara individu kepada setiap anggota tim
B. Membuat pedoman kerja yang lebih rinci dan mendistribusikannya ke tim
C. Meminta anggota tim untuk mencari solusi mereka sendiri 
D. Mengadakan pertemuan reguler untuk mengevaluasi kemajuan dan memberikan umpan balik* 
E. Membiarkan tim bekerja dengan cara mereka sendiri tanpa terlalu banyak campur tangan

Pembahasan: Pertemuan reguler akan membantu memastikan tim tetap pada jalur yang benar dan memberikan kesempatan untuk memberikan umpan balik serta solusi atas kesulitan yang dihadapi anggota tim. Memberikan pengarahan ulang individu (opsi a) bisa memakan waktu terlalu banyak, dan membiarkan tim mencari solusi sendiri (opsi c atau e) bisa menyebabkan kebingungan lebih lanjut. Pedoman kerja yang rinci (opsi b) berguna, tetapi perlu disertai dengan komunikasi yang baik melalui pertemuan rutin

SOAL 9

Seorang staf administrasi bertanggung jawab atas pengelolaan persediaan kantor. Dalam beberapa bulan terakhir, banyak persediaan yang habis lebih cepat dari yang diperkirakan. Apa langkah terbaik yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah ini? 

A. Menambah jumlah persediaan yang dibeli setiap bulan 
B. Membatasi penggunaan persediaan hanya untuk staf tertentu 
C. Melakukan audit penggunaan persediaan dan membuat aturan penggunaan yang lebih ketat* 
D. Memesan persediaan hanya ketika hampir habis 
E. Mengurangi jenis persediaan yang disediakan untuk menghemat biaya

Pembahasan: Langkah paling efektif adalah melakukan audit penggunaan untuk mengetahui di mana pemborosan terjadi, kemudian membuat aturan penggunaan yang lebih ketat. Ini memastikan bahwa persediaan digunakan secara efisien. Menambah persediaan (opsi a) atau memesan saat hampir habis (opsi d) hanya akan menambah biaya tanpa mengatasi masalah. Pembatasan penggunaan (opsi b) mungkin tidak adil, dan mengurangi jenis persediaan (opsie) bisa mengurangi produktivitas.

SOAL 10

Dalam rangka meningkatkan efisiensi proses kerja, seorang staf administrasi diminta untuk mengidentifikasi bagian dari prosedur yang memakan waktu terlalu lama. Dari hasil analisis, ditemukan bahwa proses distribusi dokumen antar-departemen membutuhkan waktu paling banyak karena dilakukan secara manual. Apa yang sebaiknya diusulkan untuk mempercepat proses ini? 

A. Menggunakan kurir eksternal untuk mempercepat pengiriman dokumen antar-departemen 
B. Membuat sistem dokumen elektronik dengan akses terbatas antar-departemen* 
C. Mengurangi jumlah dokumen yang harus diserahkan antar-departemen 
D. Membuat jadwal pengiriman dokumen manual yang lebih efisien 
E. Menambah jumlah staf untuk mempercepat distribusi dokumen secara manual

Pembahasan: Solusi terbaik adalah membuat sistem dokumen elektronik yang memungkinkan akses dokumen secara cepat tanpa perlu pengiriman manual. Ini meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan. Menggunakan kurir eksternal atau menambah staf (opsi a dan e) hanya akan menambah biaya tanpa mengatasi akar masalah. Membuat jadwal lebih efisien (opsi d) tidak mengurangi waktu secara signifikan

Baca juga: 5 Contoh Tugas Operator Layanan Operasional PPPK 2024 untuk Lulusan SMA/Sederajat

Baca juga: Total Gaji PPPK 2024 dan Tunjangan, Paling Rendah Golongan 1 Masa Kerja Nol Tahun Rp 1,9 Juta-an

Baca juga: 35 Contoh Soal Seleksi Kompetensi PPPK 2024 Tenaga Kesehatan dan Kunci Jawabannya

Itulah 10 latihan soal PPPK 2024 formasi Administrasi Perkantoran, lengkap dengan jawaban dan pembahasannya.

CATATAN: Tanda bintang (*) pada pilihan ganda adalah kunci jawabannya.

Baca artikel dan berita Tribun Sumsel lainnya langsung dari google news