4 Manfaat Menggunakan Aplikasi Absensi Online untuk Perusahaan dan Karyawan

TRIBUNSUMSEL.COM - Tantangan pada masa pandemi Covid-19 tampaknya benar-benar menguji di dalam segala bidang, khususnya dalam bidang pekerjaan. Apalagi pandemi Covid-19 terjadi begitu lama dan membuat pandangan manusia tentang pekerjaan menjadi berubah.

Pada awalnya bekerja dari rumah atau work from home (WFH) masih sulit untuk dilakukan, karena terkadang dilakukan tidak secara konsisten dan disiplin oleh karyawan.

Namun, perlahan-lahan pandangan tersebut berubah dan pekerja menjadi terbiasa. Bahkan banyak pekerja kantoran yang justru memilih WFH permanen. Apalagi saat ini absen hadir online buat karyawan sudah bisa dilakukan dengan mudah.

Terlepas dari jenis pekerjaan yang dilakukan, work from home (WFH) dan work from office (WFO) punya kesan serta kelebihan dan kekurangannya tersendiri.

Nah, kini pekerja lebih tertarik dengan sistem hybrid working.

Hybrid working adalah sistem penggabungan antara sistem WFO dan WFH atau bisa dilakukan secara bergantian dalam setiap minggunya. Adanya aplikasi absensi online akan sangat memudahkan kedua pekerjaan ini, baik dari WFO maupun WFH.

WFH merupakan salah satu kebijakan yang diusulkan oleh pemerintah untuk membantu mengurangi penyebaran pandemi, karena mengurangi interaksi dan tatap muka.

Sayangnya, sistem ini sebenarnya tidak direncanakan berjalan secara permanen dan tidak bisa berlaku untuk semua jenis profesi.

Hal itu dikarenakan ada beberapa pekerjaan yang harus dilakukan secara praktek atau terjun langsung di lapangan.

Adapun contoh pekerjaan yang tidak WFH, antara lain pemadam kebakaran, dokter, sopir, karyawan bank, nelayan, pengawas rel kereta, petugas bandara, dan masih banyak lagi.

WFO atau kerja lapangan setelah pandemi harus menerapkan aturan yang lebih ketat, khususnya untuk memperhatikan protokol kesehatan. Pastikan juga bahwa Anda sudah mendapatkan vaksin.

Pentingnya aplikasi absensi online

Sekitar dua tahun yang lalu, ketika baru mulai WFH, para pekerja kantoran harus beradaptasi, karena tidak seperti rutinitas biasa.

Dalam WFH, diperlukan kekuatan internet dan jaringan, termasuk dalam hal mengelola kehadiran atau absen yang dilakukan secara online melalui gadget yang dimiliki.

Selama karyawan yang bekerja jarak jauh bisa responsif dan tetap menjaga koneksi, WFH bisa dilakukan secara berkelanjutan dengan dukungan aplikasi absensi online.

Di beberapa negara maju, WFH permanen sudah bisa diterapkan, salah satunya di perusahaan Microsoft yang berada di Amerika Serikat (AS).

WFH dapat berjalan efektif apabila pihak perusahaan juga menyiapkan sistemnya secara optimal dan maksimal. Hal ini bertujuan untuk menghindari adanya kerugian dari aplikasi absensi online yang digunakan.

Misalnya, untuk mencatat kehadiran, mengatur hak cuti, dan perizinan yang terpusat bagi masing-masing karyawan perlu untuk memiliki rencana kerja atau to do list setiap hari yang tentu saja telah dilengkapi dengan laporan kerja yang terperinci.

Salah satu cara untuk mencatat kehadiran bagi karyawan WFH adalah menggunakan aplikasi absensi online.

Aplikasi absensi online merupakan inovasi terbaru yang memudahkan pihak perusahaan dan karyawan. Jika dibandingkan dengan sistem manual, aplikasi ini tentunya lebih banyak menghasilkan keuntungan perusahaan karena memiliki beberapa kelebihan. Berikut kelebihan tersebut.

1. Meminimalisir kecurangan

Kini telah tersedia aplikasi absensi online yang menggunakan teknologi global positioning system (GPS) dan biometric yang sangat berperan penting untuk memudahkan tugas dari karyawan, sehingga dapat memverifikasi kehadiran karyawan secara lebih realtime.

Sistem aplikasi yang menggunakan foto wajah telah terekam oleh kamera handphone akan dicocokan dengan data karyawan yang tersimpan di sistem. Sedangkan untuk informasi posisi karyawan akan muncul sesuai dengan titik keberadaan yang terlacak oleh GPS.

Dengan aplikasi absensi online, karyawan atau siapa pun tidak mungkin melakukan manipulasi atau mengubah data absensi, karena data digital tersebut diskripsi dan tersimpan aman di server penyedia aplikasi.

2. Membuat karyawan lebih produktif

Dengan aplikasi absensi online, karyawan yang bekerja mobile bisa menghemat banyak waktu. Sebab mereka bisa absen tanpa perlu datang ke kantor. Dengan begitu mereka bisa mengemat waktu karena tidak melakukan perjalanan. 

Alhasil karyawan bisa lebih produktif dengan fokus di tempat mereka bekerja dan mencatatkan kehadiran lewat aplikasi.

3. Lebih efisien dari segi biaya

Aplikasi absensi online tidak membutuhkan perangkat fisik mesin absensi dan pemasangan sistem seperti fingerprint. Misalnya, perusahaan mempekerjakan sales di banyak supermarket atau department store, maka  tidak perlu membeli dan memasang mesin pencatat kehadiran di setiap tempat mereka bekerja.

Dampaknya perusahakan bisa menghemat pengeluaran untuk biaya instalasi dan perawatan (maintenance).

Dengan aplikasi absensi online, Anda cukup mendaftar, mengunduh aplikasi, dan menggunakannya lewat smartphone berbasis Android atau iOS. Karyawan bisa melaporkan kehadirannya dengan swafoto di telepon genggam mereka yang sudah terpasang aplikasi dan telah terdaftar di sistem.

4. Memudahkan analisa data kehadiran

Aplikasi absensi online karyawan memberikan informasi kehadiran karyawan secara realtime.

Makanya, sambil meeting di kantor, Anda bisa mengetahui saat itu juga karyawan yang tidak masuk hari ini. Bahkan, saat bertugas di luar kantor, Anda bisa memantau siapa dan berapa orang yang pagi ini datang terlambat.

Dengan aplikasi absensi online, Anda tidak butuh lagi rekap absensi periodik saat membutuhkan data kehadiran karyawan. Informasi realtime sangat berguna jika Anda ingin menganalisa data absensi untuk mengambil keputusan yang sifatnya mendesak.

Empat kelebihan aplikasi kehadiran online di atas bisa Anda temukan di aplikasi Talenta. Aplikasi ini memiliki banyak fitur keren yang memudahkan Anda memantau absensi karyawan di berbagai tempat tanpa repot dan bisa dilakukan kapan saja.

Rekap absensi karyawan lebih akurat dengan aplikasi Talenta

Sebagai divisi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan sumber daya manusia perusahaan, salah satu tugas utama Human Resource (HR) adalah merekap data absensi karyawan dan membuat laporan kehadiran setiap bulannya. Keakuratan aplikasi absensi online sangat dibutuhkan dalam perusahaan.

Rekap absensi karyawan berkaitan dengan keberlangsungan bisnis dan kemajuan perusahaan untuk jangka panjang. Informasi yang dimuat akan membantu Anda dalam memastikan operasional perusahaan sudah dijalankan dengan benar, mengukur produktivitas karyawan, serta memastikan karyawan menerima upah tepat waktu.

Meski menjadi rutinitas tetap bulanan, ternyata tidak menjamin aktivitas rekapitulasi tersebut bisa dilakukan dengan lancar. Penerapan sistem absensi dan sistem pelaporan karyawan yang tidak tepat akan menyulitkan pekerjaan Anda.

Oleh karena itu, suatu perusahan perlu untuk memiliki rekap absensi karyawan yang mudah. Adapun kegunaan rekap absensi karyawan adalah sebagai berikut.

1. Melacak kehadiran karyawan

Setiap waktu datang dan pulang, karyawan wajib melakukan absensi sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Melalui rekap absensi, Anda akan mengetahui siapa yang datang tepat waktu, terlambat, pulang lebih cepat dan yang lembur.

Anda juga bisa menghitung jumlah hari ketidakhadiran sebagai pedoman dalam mengelola kehadiran karyawan agar tetap stabil.

2. Menghitung jumlah jam kerja

Karena rekap absensi disajikan secara periodik, Anda dapat menghitung total jam kerja karyawan, lalu menganalisisnya terhadap capaian target kerja mereka setiap bulan.

Hal tersebut dilakukan agar Anda bisa mempertimbangkan dan mengalokasikan beban kerja yang sesuai dengan karyawan berdasarkan informasi yang disajikan.

3. Sebagai acuan perhitungan gaji dan tunjangan

Rekap kehadiran karyawan memuat informasi yang menjadi indikator dalam perhitungan upah karyawan. Misal, terdapat data jumlah hari ketidakhadiran karyawan dan hari lembur, sehingga perhitungan gaji dan tunjangan dapat mengacu pada data tersebut.

4. Kendala pengelolaan rekap absensi

Aktivitas rekap absensi karyawan menuntut Anda untuk bekerja cepat dengan hasil akurat. Namun, pekerjaan Anda bisa terkendala karena beberapa faktor. 

5. Jumlah karyawan yang banyak

Rekap data untuk usaha yang kecil lebih mudah dilakukan karena jumlah karyawannya sedikit. Lantas bagaimana dengan perusahaan skala besar?

Pemilihan cara menghitung absensi karyawan menggunakan Microsoft Excel biasa akan menyulitkan pekerjaan Anda dalam merekap, karena rawan kesalahan hitung dan menghabiskan banyak waktu.

6. Data kehadiran kurang akurat

Saat melakukan rekap, Anda kerap menemui data kehadiran yang tidak valid. Penyebabnya adalah penerapan sistem absensi yang memberikan celah bagi karyawan untuk memalsukan data kehadiran mereka.

Hingga saat ini, sistem absensi yang populer digunakan adalah absensi karyawan manual, absen fingerprint, hingga absensi digital. Setiap sistem tersebut rawan dicurangi, bahkan belakangan marak penggunaan aplikasi fake GPS untuk memalsukan lokasi kehadiran pada absensi digital.

Bagaimana cara aplikasi Talenta bekerja?

Karyawan yang telah didaftarkan perusahaan di Mekari Talenta dapat melaporkan kehadiran mereka dengan swafoto menggunakan kamera depan di smartphone. Sistem Talenta akan mencocokkan data wajah karyawan dan lokasi absen.

Setelah cocok atau foto tersebut valid, sistem akan menerima informasinya untuk kemudian menyimpan data kehadiran tersebut secara realtime sehingga Anda bisa mengaksesnya saat itu juga.

Keuntungan lainnya, Anda juga bisa mencoba sistem absensi Talenta yang terintegrasi dengan payroll software Jurnal.

Rasakan pengalaman mengelola administrasi HR, dari mulai data kehadiran karyawan, hitung gaji, BPJS, PPh 21, lembur, hingga reimbursement dengan menggunakan Talenta dan Jurnal.

Pada dasarnya, antara WFO dan WFH memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Memang tidak ada satu solusi yang bisa cocok bagi semuanya untuk mendukung karyawan.

WFO akan mempermudah koordinasi perusahaan, sebagaimana hari-hari biasa sebelum pandemi Covid-19. Hanya saja, effort yang dilakukan juga lebih besar, baik dari sisi karyawan maupun perusahaan sendiri.

Ada hal yang harus disiapkan ketika harus transisi antara WFH ke WFO, begitu juga sebaliknya. Berdasarkan data, karyawan WFH menjalani jam kerja lebih panjang dan beberapa risiko lainnya. Selain masalah jam kerja, karyawan WFH juga mengalami risiko lain yang bisa terjadi.

Meskipun faktanya pada praktiknya hal ini bisa dibuat fleksibel. Aplikasi absensi online Talenta hadir untuk perusahaan Anda yang kini menerapkan WFO maupun WFH. Untuk mencobanya secara gratis, bisa kunjungi website di sini.